Turun Voimamiesten viestintäsuunnitelma

Turun Voimamiesten viestintäsuunnitelma jakautuu seuran sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Lisäksi seuralla on kriisiviestinnän suunnitelma.

Seuran kaikessa viestinnässä tärkeää on muistaa, miksi viestitään, mitä viestitään ja kenelle viestitään. Viestinnän tulee olla myös ajoitettu oikein. Tapahtumakohtaisessa viestinnässä tärkeää on käydä ilmi mitä tapahtuu, missä, milloin, miten, miksi, kuka järjestää ja keneltä saa lisätietoja.

Sisäinen viestintä

Turun Voimamiesten sisäisen viestinnän tärkein tehtävä on välittää tärkeää ja olennaista informaatiota jäsenistölle. Tärkeä osa sisäisessä viestinnässä on pyrkiä lisäämään valmentajien, vanhempien ja vapaaehtoisten seuratoimijoiden yhteenkuuluvuuden tunnetta ja yhteisöllisyyttä. Viestinnän tuleekin olla aina ryhmään sopivaa, asiallista ja ryhmän jäsenet huomioivaa. Sisäisen viestinnän kanavia ei siis tule kuormittaa täysin ylimääräisen/asiaankuulumattoman sisällön jakamiseen tai kommentoimiseen. Seuran kannalta on tärkeää, että ihmiset kokevat sisäisen viestinnän kanavat tärkeinä ja helposti lähestyttävinä yhteydenpitovälineinä.

Sisäisen viestinnän kanavia 

• Painiryhmäkohtaiset Whatsapp-ryhmät. Vastuu viestinnästä on ryhmän vastuuvalmentajalla.
• Koko jäsenistöä koskeva viestintä voidaan tehdä ilmoittautumis- ja tapahtumahallintajärjestelmän (Lyyti) kautta.
• Järjestelmän kautta saadaan myös ryhmäkohtaista tai yksilökohtaista viestintää. Lyytin kautta tapahtuva viestintä tapahtuu Lyytin pääkäyttäjän kautta. 
• Viestin sisällön muotoilusta vastaava valitaan sen mukaan, kenelle viesti kohdistetaan ja ketä se koskee.
• Tapahtumia varten muodostetaan tarvittaessa oma Whatsapp ryhmä, jonka kautta voidaan hoitaa akuuttia viestintää.
• Valmennuksella ja johtokunnalla on oma Whatsapp-ryhmä.
• Seuran sisäisessä viestinnässä käytetään myös etäkokousalustoja, jotka mahdollistavat tapaamiset matalalla kynnyksellä.
• Sisäisen viestinnän kanavia tulee päivittää ja ryhmäkohtaisesti tarkastella kausittain ja varmistua siitä, että niihin on liitettynä tarvittavat henkilöt ja tarvittaessa poistettava toiminnasta poistuneet henkilöt.

Ulkoinen viestintä

Seuran ulkoisen viestinnän linjauksissa tärkeintä on asianmukaisuus, innostavuus ja kunnioittavuus. Seuran ulkoisessa viestinnässä huomioidaan näkyvyys useaan suuntaan. Ulkoinen viestintä on tärkeä osa näkyvyyden lisäämisessä paikallisella tasolla ja olemassa olevien sekä potentiaalisten uusien yhteistyökumppaneiden suuntaan.

Ulkoisen viestinnän välineitä ovat ensisijaisesti seuran nettisivut ja sosiaalisen median kanavat (Facebook ja Instagram). Seuran nettisivujen kautta tiedotetaan kaikki viralliset seura-asiat kuten ryhmien ilmoittautumisten alkaminen ja ohjeet, ryhmäkohtaiset kausimaksut, seuran tulevista kisoista tiedottaminen ja virallisista yhdistyksen kokouksista tiedottaminen. 

Nettisivujen kautta on nähtävillä myös ohjeistusta harrastajien vanhemmille sekä keskeisten yhteyshenkilöiden yhteystiedot. Nettisivuille päivitetään ajankohtaista tietoa seuran vuosikellon mukaisesti aina riittävän ajoissa. 

Tärkeät seuratiedot löytyvät ensisijaisesti nettisivuilta. 

• Seurassa ei ole nimettynä yhtä henkilöä, joka vastaa ulkoisesta viestinnästä vaan vastuuta on jaettu usealle johtokunnassa/valmennuksessa mukana olevalle henkilölle. Viestintä ei saa muodostua seuratoimijoille liian suureksi taakaksi. Esimerkiksi kisamatkoilta tiedotus/valokuvaus vastuu ei ole urheilijoiden valmentajilla. Tähän voidaan pyytää apua esim: mukana olevilta vanhemmilta, tai muilta perheenjäseniltä.
• Seuran sosiaalisen median kanavia käytetään markkinointiin sekä viestintään. 
• Sosiaaliseen mediaan päivitetään muun muassa kuulumisia kisatapahtumista, ilmoittautumisten alkamisesta sekä mahdollisista kumppaniyhteistöistä.
• Sosiaalisen median viestintä pidetään innostavana ja aktiivisena. 
• Päivityksiä pyritään tekemään useita kuukaudessa. Päivitysvastuu on usealla henkilöllä. 
• Seura varmistaa ilmoittautumisten yhteydessä, että tarvittavat luvat harrastajien valokuvaamiselle ja näkyvyydelle mediassa on ajantasaiset.
• Seura-, kilpailu-  ja mediatiedotteet laaditaan johtokunnan johdolla. Mediayhteydenottoihin vastaa ensisijaisesti seuran puheenjohtaja joka ohjaa tiedustelut tarvittaessa eteenpäin esim ryhmäkohtaisille vastuuvalmentajille.

Kriisiviestintä

Seuran kriisiviestinnän vastaavana toimii ja sitä koordinoi puheenjohtaja. Kriisitilanteessa pyritään viestimään mahdollisimman nopeasti ja vain sovittujen tahojen toimesta, jotta viesti pysyy muuttumattomana. Kriisiviestinnän tärkein sanoma on totuus ja miten seura kriisiin reagoi. Kriisitilanteessa viestintä hoidetaan seuraavassa järjestyksessä ja seuraavien vastuuhenkilöiden toimesta:  

• Puheenjohtaja viestii henkilökunnalle ja johtokunnalle
• Jäsenistölle laaditaan puheenjohtajan ja tarvittaessa avustavien johtokunnan jäsenten kanssa viesti, joka lähetetään sähköpostiin kaikille samanaikaisesti
• Tiedote päivitetään nettisivuille sekä tarvittaessa lyhyesti ja asiallisesti sosiaaliseen mediaan
• Seuran ulkopuolelle (esim media) viestii puheenjohtaja
• Kriisin jälkiviestinnästä vastaa johtokunta. Jäsenistöä viestitään myös kriisin päättymisestä/ratkeamisesta sähköpostiviestein sekä tiedottamalla nettisivuilla.

TÄRKEÄ: Whatsapp ryhmiä ei tule kuormittaa kriisitilanteessa ylimääräisellä spekuloinnilla/pohdinnalla tilanteesta. Vain olennainen tiedotetaan kriisin aikana.